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用好Word和Excel,使用邮件合并功能实现批量发送工资条

2019-08-03
文:我是一只小小鸟  
原创文章,转载请注明出处。
特别感谢我是一只小小鸟的投稿。

话说昨天晚上程序猿小编呆坐在办公室里加班。

公司的HR朋友来咨询如何批量发送工资条,每月底发上百个人的工资条实在是件劳心费力又不讨好。

本着乐于助人的精神,当然主要还是为了讨好HR朋友,指望某天发工资的时候手抖一下,在小数点前面多敲个0。。。哈哈

今天闲来无事,更新一个技术贴,使用word和Excel的邮件合并功能实现自动发送工资条。

其实简单的几步操作就能轻松实现,月底提前下班,约会浪漫的时间都省出来了!


第一步,编辑工资条Excel文件。

格式完全可以根据自己公司的需要。我这里就选择几列最简单的。其中的某一列可以不发给员工,比如不想不告诉员工社保,稍后演示。


第二步,编辑邮件模板的word文件。假设格式如下。第三步中会生成。

其中《姓名》是插入字段,可以先忽略。第三步插入合并域的时候,选择字段就可以。

第三步,开启邮件合并向导。

先点击菜单栏中的邮件,选择开启邮件合并,选择电子邮件合并向导。

在右侧指定工资条excel文件。

点击下一步进行编辑。

以此将鼠标放在相应要插入字段的区域,点击插入合并域字段,选择部门,姓名等信息。点击后就会出现上面提到的字段。

对应的,社保字段不选择,也就不会生成在邮件中发送给用户了。

最后可以点击预览数据,查看数据是否正确。


第四步,点击完成并合并。

这里会出现下拉菜单,有三个选项:1,可以生成单个文件,含有所有记录。2,实现批量打印。3,发送电子邮件。

我们选择第三项电子邮件,选择收件人栏目对应的字段,也就是excel文件中的最后一列。

主题行,可以设置本次发送邮件的主题。 邮件格式,可以选择纯文本和HTML,这里选择HTML,邮件效果很好。 发送记录,可以全部,部分行发送。

最后点击确定后,会调用本机的邮件客户端发送邮件,在已发送中就可以看到发送记录啦。


提醒一点:

本机要配置好邮件客户端,并且设置为默认的邮件打开程序。WIN10在设置中的默认程序。

很多人最后点击确定没反应,很可能就是没有设置默认的邮件程序,并且打开邮件客户端。

(完)

文:来自我是一只小小鸟的投稿。
如果人生真有套路,希望你能了解!
学会一点技巧,节省一点时间,让工作生活更加高效。

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